ESTUDO DA VIABILIDADE DE IMPLANTAÇÃO DE UM CENTRO DE CONTROLE OPERACIONAL EM EMPRESAS DE TRANSPORTE RODOVIÁRIO DE CARGAS

Resumo

Neste artigo será apresentado um estudo qualitativo a fim de verificar a viabilidade da implantação de um centro de controle de operações (CCO) em empresas de transporte rodoviário de cargas. Através desse estudo será possível verificar dados que demonstram os benefícios que um CCO pode trazer à essas organizações, principalmente ao ser implantado juntamente com a tecnologia disponível para controle e verificações. Maximização da produtividade operacional, redução de custos com a operação, controle das operações, pessoas capacitadas e motivadas e satisfação do cliente são alguns dos resultados encontrados com a implementação de um CCO e que confirmam o objetivo deste trabalho.

Palavras-chave: Controle. Melhoria. Produtividade. Eficiência Operacional.


Introdução

O Brasil transporta mais da metade de suas safras e produções pelas estradas brasileiras. Um valor superior a seis por cento do total do produto interno bruto (PIB) do país é movimentado por caminhões. Estes caminhões transitam por rodovias que possuem pouco mais de dez por cento de sua totalidade pavimentadas, gerando um custo altíssimo para o governo, empresas e toda a sociedade que consume os produtos transportados. Se houvessem investimentos em infraestrutura teríamos reduções significativas em consumo de óleo diesel e número de acidentes. Os ônus financeiros destes encargos para o governo teriam uma expressiva redução e ainda se colaboraria para a preservação do meio ambiente.

Visto deste âmbito, o controle das operações de transporte é estratégico não somente para uma empresa em si, mas para todo o país. Em sintonia com estes planos de controle e redução, a tecnologia só vem ajudar, pois através dela podemos mapear e monitorar os problemas que estão acontecendo e tratá-los de forma a evitar estes gargalos, os quais na maioria das vezes aumentam os custos logísticos. Sem controles não é possível agir de outra forma que não seja atuando empiricamente ou com controles pouco efetivos, causando desgastes financeiros e nas pessoas.

Levando em consideração os fatos explicitados acima propõe-se um estudo qualitativo de implantação de um centro de controle operacional (CCO) para gerir melhor o fluxo de informações em empresas de transporte rodoviário de cargas (TRC), observando a real necessidade e retorno sobre o investimento. Verificar se é possível aumentar a autonomia dos setores e garantir a satisfação do cliente. Não se objetiva onerar a empresa, mas principalmente elevar a sua rentabilidade operacional.

1 Conceituação do TRC e suas tecnologias

O transporte rodoviário de cargas hoje é responsável por cerca de 60% do total de mercadorias movimentadas em nosso país. Sozinho, o TRC representa mais de seis por cento do PIB do Brasil, sendo que o transporte dessas mercadorias por estradas nacionais representa mais da metade da receita líquida das empresas.

Com números tão expressivos, naturalmente há sempre uma busca por novas soluções estratégicas que reduzam custos aos transportadores e clientes, aumentem a eficiência e produtividade, e traga maior segurança no deslocamento de cargas (PORTOGENTE, 2016).

O Brasil, como país continental, tem oficialmente 1,72 milhões de quilômetros (Km) de rodovias, destas, pelo menos 12,5% são pavimentadas, estas percentagens correspondem a 213,4 mil Km em todo o país.

Pesquisa realizada no final de 2015 pela confederação nacional do transporte (CNT) mostra que 57,3% dos cerca de 100 mil Km de rodovias avaliadas apresentam algum tipo de deficiência em relação à pavimentação, sinalização ou geometria da via.

De toda a malha visitada pela CNT, 6,3% estavam em péssimo estado, 16,1% foram considerados ruins e 34,9%, regulares. Segundo o levantamento, 42,7% da extensão rodoviária foi classificada de boa a ótima, tendo assim “condições adequadas de segurança e desempenho”. Além disso, apenas 12,4% da malha rodoviária nacional é pavimentada. Isso corresponde a 213,3 mil Km dos 1,72 milhões de quilômetros de rodovias no país.

De acordo com a associação nacional do transporte de cargas e logística (NTC & Logística), podemos dividir a carga transportada pelo TRC em dois tipos: carga lotação ou carga direta, quando envolve a coleta em um único remetente e a entrega em um único destino, o carregamento acontece no depósito do cliente/embarcador e a mercadoria viaja diretamente ao destinatário, sem passar pelo terminal de cargas do transportador. Já o outro tipo é a carga fracionada, que se refere ao transporte de mercadorias de diversos embarcadores para diversos destinatários, onde o carregamento é feito com veículos menores em vários clientes, a mercadoria vai para o terminal do transportador onde é feita a conferência e uma triagem por região de destino, embarcada em um veículo maior para transferir até o terminal mais próximo dos destinos, transbordada novamente ao terminal do transportador para nova conferência e distribuição por rota de entrega.

Desta forma, quanto maior o fluxo operacional, mais atividades estarão envolvidas no transporte (carregamento, manuseio, transbordo, conferência, emissão de documentos, etc.). Quando se trata de uma carga lotação, haverá apenas a etapa de coleta e entrega, quanto para cargas fracionadas, se faz necessário o cumprimento de todas as etapas descritas. Por isso que normalmente cargas fracionadas possuem um valor agregado maior, visto que possuem mais custos envolvidos no fluxo operacional.

Quando falamos de coleta e entrega de mercadorias, necessariamente precisamos citar a relevância da roteirização e seu planejamento para que essas duas etapas possam ser cumpridas com sucesso. Entende-se como rota a ligação entre dois pontos ou mais, indicando um caminho, havendo necessariamente uma origem e um destino. Já a roteirização é organizar de forma sequencial e coerente, visando o menor custo e o menor tempo, a rota precisa para efetuar as coletas e entregas (FLECK, 2013).

Para efetuar a roteirização é preciso estar atento a capacidade física dos veículos/frota disponíveis para coleta/entrega, pois de acordo com o peso e volume da mercadoria, pode haver a necessidade de colocar um caminhão ou mais para a mesma rota. Outro detalhe importante é o tipo de carga transportada, para saber a quantidade de ajudantes para carregar ou descarregá-la e também o horário de trabalho do motorista/ajudantes, para não sobrecarregar um veículo com muitos eventos, enquanto outros podem estar ociosos, gerando horas extras desnecessariamente (VALENTE, 2001).

O rastreamento da carga, juntamente com o monitoramento permanente dos veículos de transferência, são exigências feitas pela maioria das seguradoras de cargas do Brasil. O rastreamento por meio de satélite é o mais comum contratado pelos transportadores. Esse tipo de sistema oferece imagens reais do local onde o caminhão encontra-se, com um delay de até dois minutos. É possível rastrear diferentes veículos ao mesmo tempo, obtendo informações que vão além da sua localização, como velocidade média, tempo até o destino, paradas efetuadas, etc. Inclusive há sistemas que estão programados para efetuar o bloqueio do veículo caso ele altere a rota prevista, ou pare o caminhão em algum local não autorizado. (VALENTE, 2001).

Nos dias atuais, é impossível pensar em transportes sem a agregação de valor da tecnologia da informação que se tornou uma área vital para o sucesso do negócio. A tecnologia da informação (TI) vem sendo muito utilizada no transporte rodoviário de cargas como grande ferramenta, principalmente a partir da consolidação dos softwares e conceitos do Transportation Management System (TMS), que é composto por três módulos principais: planejamento, acompanhamento e controle. Para atingir sua plenitude é necessário ter uma interface com o software corporativo da empresa (ERP) e disponibilizar as informações (internas e externas) através da Internet.

De acordo com Novaes (2007), no mercado de hoje, existe um número razoável de tecnologias que auxiliam as empresas a se planejar e programar os serviços de distribuição física e controlar suas cargas. Muitos veículos hoje são equipados com Radio Frequency Identification (RFID) e rastreadores, muitas vezes dispondo de receptores como o Global Positioning System (GPS), que fornecem a latitude e a longitude do caminhão em tempo real. A tecnologia ajuda transformar radicalmente as características de uma organização seja na produção, no transporte ou distribuição no serviço ao cliente, embora grande parte das empresas ainda não perceba a importância de usá-la como fator relevante que dá suporte na luta pela competitividade (BERTAGLIA, 2009).

Com a inserção da tecnologia de comunicação por satélite, tornou-se possível a transmissão de dados em alta velocidade e grande volume entre todo o mundo. A interação em tempo real permite, por exemplo, informações atualizadas relativas à localização e entrega, bem como redirecionar caminhões em resposta a necessidades ou engarrafamentos de trânsito. As cadeias de varejo também usam a comunicação via satélite para transmitir rapidamente as vendas diárias à matriz (BOWERSOX E CLOSS, 2007).

Sistema integrado de gestão ou ERP são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema (FLEURY, WANKE, FIGUEIREDO, 2000). Ainda segundo Fleury, Wanke e Figueiredo (2000), o principal objetivo de um sistema ERP, sob o ponto de vista logístico, é atuar como um sistema transacional, procurando solucionar problemas antes ocorridos com a ausência de integração entre as diversas atividades logísticas. O sistema ERP também tem por finalidade servir como base para aplicações de apoio à decisão.

Assim, notamos que para uso nos transportes e nas empresas dessa área, com ênfase ao setor de transporte rodoviário de cargas, foram desenvolvidos vários novos conceitos como sistema de gerenciamento de transportes (TMS), sistemas de gerenciamento de armazéns (WMS), sistemas de planejamento de recursos de distribuição (DRP), sistemas de informação geográfica (GIS), sistemas de controle de tráfego urbano (UTC), sistemas de rastreamento e roteirização de veículos, etc.

Como é possível observar, são inúmeras as variáveis que abrangem o setor de transporte rodoviário no Brasil, bem como as dificuldades e desafios que as empresas desse ramo têm para superar. Desde as leis que precisam ser adaptadas na rotina das organizações, até as novas tecnologias que surgem a cada momento. Os custos que nem sempre estão sob total controle interno e um mercado cada dia mais acirrado e exigente em termos de prazos de entrega e valores.

2 A Importância de um CCO

As empresas de transporte rodoviário de cargas na sua maioria não possuem um CCO bem estruturado, desenvolvido e eficaz. Normalmente o que se identifica é um setor operacional composto por diversas pessoas fazendo suas funções aleatoriamente, sem o ímpeto efetivo de controlar todas as operações.

A gestão da informação é um grande gargalo no setor de transporte rodoviário, além da dificuldade de um controle efetivo e de qualidade de suas operações.

A implantação de um CCO em empresas de transporte rodoviário de cargas nunca é algo simples, visto o tamanho da complexidade da operação das transportadoras. Aparentemente os processos são pequenos, englobando coleta, transferência e distribuição da carga. Porém, quando se chega mais perto, encontram inúmeras variáveis e percebe-se que cada processo contém muitos outros processos dentro de cada um.

A maior parte das transportadoras rodoviárias de cargas atualmente utiliza o formato bastante manual, tradicional, que se baseia muito nas operações do dia a dia e nas informações que as pessoas de cada setor informam. Esse formato é bastante suscetível a erros humanos e não demonstra uma real preocupação com a prevenção de erros, com a redução de custos e com o planejamento estratégico do setor mais importante e atuante de uma transportadora, que é a operação.

Por isso esse artigo se baseia na implantação do CCO nas transportadoras rodoviárias de cargas, visto o tamanho do ganho que haveria primeiramente na operação, mas em um segundo momento para toda a empresa.

O CCO traz como principais resultados a regularidade das operações, a pontualidade no transporte, a melhor utilização e economia de combustível e como principal consequência a satisfação do cliente.

Para a implantação de um CCO se faz necessário ter uma equipe composta por pessoas vindas de fora da empresa, mas que tragam experiências anteriores e conhecimento a respeito de como funciona uma empresa com esse formato. É necessário também pessoas de dentro da empresa, capacitadas e direcionadas a trabalhar com a melhoria contínua dos processos e com mudanças em tempo real. Junto com essa equipe, é preciso de pessoas que estejam pensando a todo momento no futuro e desenvolvimento da empresa e do setor, gerando uma inteligência estratégica operacional, com consequente ganho de competitividade e redução de custos.

Para tanto, não basta apenas ter a contratação e o direcionamento de pessoas para a equipe de CCO. Um controle operacional efetivo acontece com pessoas realmente capacitadas e treinadas, não só no início, mas a todo o momento como forma de prevenção e predição de erros, processos internos desenhados, revistos, estruturados e pensados de forma estratégica e um sistema completo, com tecnologia de ponta, especializado em operação de transporte e que gere dados confiáveis.

As maiores despesas despendidas para a implantação e manutenção de um CCO estão justamente ligadas ao valor de mão de obra envolvida e com a tecnologia utilizada. Porém na mesma linha, o maior resultado obtido com o CCO está na redução e otimização de pessoas e de combustível, os dois maiores valores constantes no orçamento das transportadoras atualmente.

Para garantir a eficiência do CCO no curto prazo, é necessário investir no mapeamento dos processos internos a fim de deixá-los em total sintonia com a realidade esperada. No médio prazo, é preciso intensificar treinamentos e capacitação de todas as pessoas envolvidas, direta ou indiretamente com os processos. No longo prazo, o investimento vem dos sistemas utilizados e da tecnologia empregada.


3 A Implantação de um CCO

Há no mundo corporativo uma máxima onde a área interna de qualquer organização gira em torno de um tripé composto por pessoas, processos e tecnologia.

Resumidamente é essencial para o aumento de produtividade ter pessoas capacitadas, niveladas, empolgadas e que tenham conhecimento do que fazem, a habilidade para executarem suas funções e a atitude de fazê-las da forma mais eficiente e eficaz possível, a fim de conseguir os resultados esperados e, sempre que possível, superá-los.

É mandatório ter processos mapeados, auditados e com o espírito de melhoria contínua, pois somente assim consegue-se reduzir burocracias, retrabalhos e aumentar a eficiência da empresa. Porém, apenas pessoas e processos bem trabalhados não garantem que a organização atue de forma produtiva, pois sem a tecnologia necessária, a burocracia aumenta, o histórico se perde e o retrabalho se torna modus operandi na empresa.

Seguindo o proposto para a criação de um mapa estratégico, uma empresa deve possuir a sua missão, visão, valores e objetivos estratégicos. Comumente, estes são alinhados por uma relação causa e efeito de quatro macros fatores que, alinhados, fazem com que a empresa possua sustentabilidade para o alcance de resultados de curto, médio e longo prazo. Esses fatores são aprendizagem e inovação, processos internos, mercado e financeiro-econômico. O primeiro macro objetivo geralmente é voltado para o trato com pessoas, o segundo é tratado com processos e tecnologias, o terceiro é referente ao ambiente externo de mercado e o último é uma consequência dos outros três. Fica claro então que o tripé de pessoas, processos e tecnologia compõe a estratégia empresarial e necessita de trabalho voltado para ele.

Uma transportadora de cargas não foge dessa realidade e deve ter uma estratégia montada dessa forma para o alcance de seus objetivos, deixando de lado o ambiente externo e a parte financeira e focando na atuação de pessoas, processos e tecnologia.

A implantação de um CCO em empresas de transporte rodoviário de cargas teria como base uma equipe alocada em uma sede, que acompanha todos os veículos via sistema de monitoramento de frota, carga, motoristas e rotas. Essa equipe acompanharia a evolução de todo o processo operacional da empresa, monitorando-o e consertando quaisquer possíveis problemas e evoluindo constantemente este processo com fatos e dados verdadeiros.

Atualmente, o início da operação da maior parte das transportadoras consiste na coleta de mercadorias, ou o cliente vai até o balcão levando a mercadoria, ou o cliente solicita uma coleta em um endereço informado. A partir daí é feita uma ordem de coleta no sistema ERP da empresa e o colaborador responsável por tal tarefa liga para o motorista para este informar se naquele dia dará tempo de efetuar a coleta. Caso não seja possível realizar, o colaborador liga para o cliente informando dessa situação e perguntando se a operação pode ser realizada no dia seguinte, em caso de negativa, a coleta não é feita e a operação se encerra.

Colocar um CCO operando com uma tecnologia de rastreamento e monitoramento de frota e percurso já faria com que o cálculo fosse automático e possível de saber se será realizada a coleta ou não a partir do momento da solicitação da mesma, informando automaticamente o motorista via sistema e interface móvel, reduzindo perda de carga, aumentando produtividade e satisfação do cliente.

Hoje, o motorista translada até o cliente para fazer a coleta e carrega o veículo com aquilo que estiver disponível no momento, sem uma comprovação de que a carga solicitada é a mesma que está fisicamente à disposição, em relação ao tipo de carga, peso, valor e quantidade de volumes, podendo haver divergências no retorno do veículo com as mercadorias coletadas durante o dia, obrigando a ter mais uma comunicação com o cliente e acertar a carga. A tecnologia implantada com a CCO e a interface móvel faria com que os dados fossem informados via smartphone e confirmados in loco pelo motorista, evitando retrabalho e nova troca de informações com o cliente, o que pode gerar atrito.

Na grande maioria das transportadoras, o motorista retorna à garagem com as cargas coletadas durante o dia dentro do veículo, entrega as notas e encerra seu turno, não havendo conferência no momento do retorno, tornando o processo com quantidade grande de retrabalhos e com falta de informações obrigatórias para a continuidade do serviço. Isso é agravado pela ausência de conferência da carga no momento da coleta, portanto, a partir da conferência móvel no momento da coleta, é mais ágil fazer a conferência das notas e volumes ao motorista retornar à garagem.

Carregando o veículo para fazer a transferência da mercadoria para outra filial, deve-se esperar atualmente todos os problemas anteriores serem resolvidos para assim poder colocar as cargas corretamente nos veículos. Todo o processo anterior agiliza essa operação.

Vinculando isso ao cumprimento de horários tabelados pelo histórico da empresa, é possível adiantar o processo de carregamento do veículo. Funcionaria com o CCO acompanhando os tempos de carregamento e quais mercadorias devem ser carregadas, para não haver atrasos e nem mercadorias indevidas nos veículos.

Inicia-se a viagem com o motorista escalado pela logística e toda a documentação correta. Caso haja transbordo em alguma filial no meio da rota definida e acompanhada pela CCO, carrega-se o veículo, complementa a documentação e segue novamente a viagem para o destino final. Pode haver também a descarga de alguma mercadoria na filial onde ocorreu o transbordo e o processo de descarregamento também seria feito de maneira mais ágil, pois atualmente a parte documental só pode ser realizada ao fim da descarga e do carregamento, porém com a operação acompanhada pelo CCO, há conhecimento prévio de tudo que vai ser carregado e descarregado.

Havendo qualquer problema com a mercadoria durante a viagem, é feito o boletim de ocorrência, que é burocrático hoje na empresa e, com a possibilidade de mobilidade aceleraria a troca de informações e inclusão delas no sistema.

Chegando à filial de destino do veículo, descarrega-se o caminhão do mesmo modo que foi descrito anteriormente, é realizado todo o processo documental e a mercadoria é posta na sua região de entrega dentro da garagem.

Preparam-se então as mercadorias para seus destinos finais, onde são seguidas roteirizações da empresa, que, a partir do CCO e da tecnologia de roteirização permitiria a atualização rápida e eficiente para a transportadora, relacionando tempo e custo do transporte com o destino das mercadorias.

Veículo pronto, rota definida e documentação correta, é iniciado o processo de entrega de mercadorias. Hoje em dia, é feita a entrega, o cliente assina o canhoto de comprovação e o veículo ao final do dia, já com as coletas também realizadas, retorna à garagem e lá é feita a conferência da documentação de entrega e resolução dos problemas. O CCO e a tecnologia móvel agilizariam e acompanhariam esse processo mais rapidamente, pois quaisquer problemas seriam informados no momento da assinatura do cliente e envio, via aplicativo móvel, desse comprovante ou da documentação não conformidade, sendo resolvidos os problemas muito mais rapidamente, no momento da notificação, não havendo a necessidade de esperar o veículo retornar no final do dia. 

Assim, o processo acima descrito não segue rigidamente um, modelo conceitual, isso porque nem tudo que existe e está disponível para o setor de transporte e especialmente para a implantação de um CCO se enquadra na realidade da maioria das empresas rodoviárias de carga. Porém ao realizar o mapa de processos dessas transportadoras fica mais fácil enxergar os pontos de melhorias e adaptar mudanças necessárias para o próprio crescimento das empresas, tornando possível a descrição do plano de implantação. 


Considerações Finais

A implantação de um centro de controle operacional em uma transportadora rodoviária de cargas ainda não é algo pensado por todas as empresas, muitas se quer tem ideia do quão vantajoso seria ter um CCO nas suas operações. A maior parte não tem “tempo” para pensar na otimização de seus processos e na assertividade da tão necessária redução de custos.

O objetivo desse artigo foi alcançado ao ser possível afirmar que é viável a implantação de um CCO, principalmente por ele facilitar o fluxo de informações, elevar o controle das operações, dar mais autonomia na tomada de decisão dos gestores, manter as pessoas capacitadas, envolvidas e motivadas e principalmente o cliente satisfeito com as consequências obtidas e que lhe influenciam diretamente.

Em tempos de crise, em que a economia do nosso país não vai bem e o consumo do brasileiro caiu drasticamente, as transportadoras sentem diretamente esse efeito, visto que 60% do que é consumido no Brasil é transportado por rodovias. Esse pode ser um dos motivos que poderia influenciar a implantação imediata de um CCO nas transportadoras, pois mesmo que as despesas com essa implantação retornem para a empresa através de redução nos custos e aumento na produtividade em curto prazo, ainda assim é necessário um desprendimento financeiro neste momento.


Referências Bibliográficas

Anuário NTC & Logística 2013-2014

Anuário NTC & Logística 2014-2015

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